Pada prinsipnya, perusahaan bisa melakukan pemutusan hubungan kerja dengan alasan efisiensi. Pasal 164, ayat 3 menyebutkan, "Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh karena perusahaan tutup bukan karena mengalami kerugian 2 (dua) tahun berturut-turut atau bukan karena keadaan memaksa (force majeur) tetapi perusahaan melakukan efisiensi, ..."Namun, ini tidak mudah dilakukan kalau tidak disertai bukti-bukti yang kuat. Bila Anda merasa bahwa salah satu opsi terbaik untuk efisiensi adalah melakukan PHK, langkah-langkah berikut bisa membantu Anda.
Pertama, bacalah Undang-Undang Ketenagakerjaan (Undang-Undang No. 13 Tahun 2003), khususnya Bab XII. Bab ini, yang dimulai dari Pasal 150 sampai dengan Pasal 172, banyak membahas pemutusan hubungan kerja. Anda perlu memahami implikasi dari pemutusan hubungan kerja dan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi.
Kedua, bacalah bab yang mengatur pemutusan hubungan kerja pada Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama (bila serikat pekerja ada di perusahaan Anda). Pada bab itu, biasanya, dijelaskan kondisi-kondisi yang harus ada sebelum melakukan pemutusan hubungan kerja termasuk PHK dengan alasan efisiensi.
Ketiga, periksalah laporan keuangan perusahaan Anda; apakah ada indikasi merugi selama dua tahun berturut-turut. Seperti yang tertulis pada Pasal 164 ayat 3 di atas, Anda hanya bisa melakukan PHK dengan alasan efisiensi bila perusahaan Anda merugi selama dua tahun bertutur-turut. Bila bukti ini tidak Anda miliki, Anda tidak akan mendapatkan izin dari Lembaga Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial. Bila ada bukti yang kuat, Anda bisa melakukan pemutusan hubungan kerja setelah Anda melakukan berbagai macam cara untuk menyelamatkan perusahaan dari kerugian yang semakin besar.
Keempat, beritahukanlah kondisi perusahaan kepada karyawan Anda bila benar-benar perusahaan Anda merugi selama dua tahun berturut-turut; berikanlah informasi yang benar kalau memang perusahaan terus merugi. Anda tidak perlu meyembunyikan informasi-informasi yang sesungguhnya dari pekerja. Pekerja bisa memahami kesulitan yang dihadapi perusahaan bila ada indikasi yang kuat perusahaan terus merugi. Anda bisa melakukan pemberitahuan ini melalui town hall atau surat tertulis. Namun, ada baiknya Anda memberitahukan secara langsung dan tertulis. Bila Serikat Pekerja (SP) ada dalam perusahaan Anda, beritahukanlah hal ini kepada pengurusnya atau kepada perwakilan pekerja bila SP tidak ada.
Kelima, mintalah izin dari Lembaga Penyelesaian Perselisihan Industrial untuk melakukan PHK. Ini perlu Anda miliki. Dalam Undang- Undang No. 13 tahun 2003, Pasal 152, izin ini harus diperoleh perusahaan sebelum melakukan PHK dengan karyawan; bila tidak ada, perusahaan tidak dapat memutuskan hubungan kerja.
Untuk membantu Anda, berikut adalah isi Pasal 152:
"(1) Permohonan penetapan pemutusan hubungan kerja diajukan secara tertulis kepada lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial disertai alasan yang menjadi dasarnya.
(2) Permohonan penetapan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat diterima oleh lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial apabila telah dirundingkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 151 ayat (2).
(3) Penetapan atas permohonan pemutusan hubungan kerja hanya dapat diberikan oleh lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial jika ternyata maksud untuk memutuskan hubungan kerja telah dirundingkan, tetapi perundingan tersebut tidak menghasilkan kesepakatan."
Keenam, hitunglah uang pesangon dan uang penghargaan karyawan sesuai dengan apa yang tertuang dalam Undang-Undang No. 13 tahun 2003 atau Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama. Pada beberapa perusahaan, komponen uang pesangon ini terdiri dari gaji pokok, tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan, dan tunjangan lain yang diberikan secara menetap.
Ketujuh, mintalah karyawan menandatangani dokumen ('Mutual Consent') sebagai bukti bahwa karyawan Anda mau menerima PHK. Dokumen ini biasanya memuat informasi bahwa karyawan menerima PHK, jumlah pesangon yang akan diterima, tidak membocorkan informasi perusahaan yang bersifat rahasia, dan tidak akan menuntut balik perusahaan di kemudian hari bila ada kekeliruan dalam perhitungan pesangon dalam proses melakukan PHK.
Kedelapan, mintalah karyawan untuk mengembalikan semua barang milik perusahaan yang dipakai karyawan selama ini. Misalnya, komputer, kalkulator, kartu pegawai dan barang lain yang menjadi milik perusahaan.
Kesembilan, persiapkanlah 'Testimonium' (Surat Keterangan Pernah Bekerja) untuk karyawan Anda. Surat ini biasanya memberikan informasi bahwa karyawan Anda pernah bekerja. Cantumkanlah prestasi kerja karyawan Anda selama ia bekerja pada perusahaan Anda. Surat ini akan diperlukan oleh karyawan sebagai dasar untuk meminta uang Jamsostek (Jaminan Sosial dan Kesehatan), dana pensiun, dan keperluan lain termasuk untuk melengkapi curriculum vitaenya bila karyawan melamar ke perusahaan lain di kemudian hari.
Kesepuluh, buatlah acara perpisahan dengan karyawan Anda dan berikanlah cinderamata untuk karyawan Anda. Ini bisa menjadi satu kenangan yang indah buat mereka; jalan hidup seseorang bisa jadi lain hanya karena acara perpisahan seperti itu. Doakan jugalah agar karyawan Anda mendapat pekerjaan baru dalam waktu yang tidak begitu lama.
Itulah beberapa langkah yang perlu Anda pertimbangkan sebagai Manajemen perusahaan, sebelum melakukan PHK dengan alasan efisiensi, yang mungkin bisa terjadi pada perusahaan Anda.
